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Comment immatriculer une copropriété ?

L’immatriculation d’une copropriété est devenue depuis peu une démarche importante et nécessaire. Ce procédé régi par la loi vous permet en effet de protéger et votre construction et vous-même contre certaines difficultés administratives ou judiciaires. Retrouvez dans cet article, l’essentiel à savoir sur l’immatriculation de sa copropriété et comment l’effectuer.

Immatriculation d’une copropriété : comment procéder ?

L’immatriculation de votre copropriété s’effectue suivant des étapes bien précises, au sein de l’Agence nationale de l’habitat. Ainsi, d’après le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016, vous devez vous rendre sur la page officielle du registre des copropriétés en ligne (www.registre-coproprietes.gouv.fr) en tant que représentant légal de la copropriété. Cela pour créer un compte de télédéclarant. Une fois sur l’interface de la page vous devez saisir les informations ci-après :

  • votre identité (civilité, nom, prénom)
  • votre adresse électronique et postale
  • et votre numéro de téléphone.

Après avoir renseigné ces données, un courrier électronique vous sera envoyé pour vous donner un code d’activation et un mot de passe. Ce n’est qu’après l’activation de votre compte que vous pourrez transmettre le justificatif de votre statut de représentant légal de la copropriété (le contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale).

Après cela, vous devrez remplir le formulaire d’immatriculation de la copropriété. Pour cela, vous devrez fournir les informations suivantes :

  • l’identité de la copropriété (nom du bâti, le nombre et la nature des lots de copropriété, références cadastrales, le statut juridique du syndicat des copropriétaires, etc.) ;
  • les données sur le bâti (le nombre d’éventuels ascenseurs, la période de construction du bâtiment, l’énergie utilisée par le bâtiment, le nombre de pièces, etc.)
  • les données financières (bilan comptable, pièces justificatives de l’état des comptes de chaque assemblée générale, le montant du fonds de travaux tant au réaménagement qu’à une nouvelle construction, etc.)
  • les données relatives aux procédures judiciaires (nomination d’un administrateur provisoire par exemple)
  • et les données relatives aux procédures administratives.

Après la soumission du formulaire, un contrôle est effectué par l’agence qui donne un numéro d’immatriculation à la copropriété. Le plus souvent ce numéro est indiqué dans un acte ou promesse de vente de copropriété.

Pourquoi est-il nécessaire d’immatriculer sa copropriété ?

L’immatriculation de sa copropriété permet d’éviter certaines sanctions vis-à-vis de l’agence en charge de l’immatriculation des copropriétés. Cela vous permet aussi d’éviter une mise en demeure de votre copropriété. En effet, la non-immatriculation de la copropriété vous empêche d’accéder à certaines subventions de l’État ou des collectivités locales.

En outre, ce procédé permet aux syndicats de copropriété d’avoir une parfaite connaissance du fonctionnement des copropriétés. De plus, les données collectées par rapport à l’immatriculation de votre copropriété permettent d’éviter certains dysfonctionnements comme la surconsommation énergétique ou la dégradation du bâti.

Qui peut immatriculer une copropriété ?

Généralement, le copropriétaire n’est pas autorisé à faire la démarche d’immatriculation de sa copropriété. Cette tâche revient au syndic. Dans le cas où la copropriété est gérée par un ou plusieurs copropriétaires en tant que syndic coopératif, l’immatriculation est assurée par ces copropriétaires qui agissent en tant que syndic.

Quant aux copropriétés nouvellement créées, leur immatriculation est gérée par un notaire qui se charge de l’établissement et de la publication du règlement de copropriété.

Lorsque la copropriété fait objet d’une démarche judiciaire en cas de problèmes financiers, elle est immatriculée par l’administrateur provisoire ou le mandataire ad hoc (il doit être désigné par le tribunal).